Support Group Network-SGN Sveriges integritetspolicy – Hur vi behandlar dina personuppgifter.
Support Group Network-SGN är måna om att du ska känna dig trygg i alla dina kontakter med oss. Vi följer GDPR, den nya dataskyddsförordningen, vilket innebär att vi respekterar din integritet och din rätt att kontrollera dina personuppgifter. Våra vägledande principer är enkla. Vi är transparenta kring vilka uppgifter vi samlar in och varför. Vi skyddar dina uppgifter på bästa möjliga sätt.
Vår integritetspolicy beskriver vilka uppgifter vi samlar in, varför vi samlar in dem, hur du kan ha kontroll över dina uppgifter och hur du kan kontakta oss. Policyn gäller i alla sammanhang: när du besöker vår webbplats, använder någon av dess tjänster, besöker oss på sociala medier eller kontaktar oss på andra sätt, till exempel via e-post eller en app. Policyn gäller även uppgifter vi tar emot via telefon eller vanlig post, eller uppgifter du lämnar till oss på annat sätt.
Vår integritetspolicy gäller oavsett om du är i kontakt med oss som givare, medlem, volontär eller bara någon som är intresserad av vår verksamhet. Den gäller även när du kommer i kontakt med oss i din yrkesroll eller som anställd.
Support Group Network-SGN är personuppgiftsansvarig på det sätt som beskrivs nedan, och vi ansvarar för att behandla dessa uppgifter i enlighet med tillämplig lag. Detta är mycket relevant för dig som medlem eller intressent. Du kan alltid kontakta oss på Support Group Network-SGN på adressen på sista sidan i denna policy, oavsett var i organisationen dina uppgifter behandlas.
De personuppgifter vi samlar in
Support Group Network-SGN samlar huvudsakligen in personuppgifter direkt från dig. Exempel på personuppgifter som vi samlar in inkluderar ditt namn och dina kontaktuppgifter, såsom telefonnummer, e-postadress, LMA-nummer för asylsökande eller fysisk adress. Kontonummer och personnummer är andra exempel. Support Group Network-SGN kan komma att använda ditt personnummer för att uppdatera dina uppgifter från andra offentliga register, såsom SPAR (det nationella registret över personadresser), om det är nödvändigt för att upprätthålla god registerhållning (det vill säga när det är viktigt för identifieringsändamål att säkerställa att ingen annan tar emot dina utskick och att vi har rätt adress). Vi kan också komma att använda ditt mobiltelefonnummer för att få ditt namn eller på annat sätt komplettera dina uppgifter.
Ibland hämtar vi dina uppgifter från andra källor, och i sådana fall kommer vi att informera dig om varifrån vi har hämtat uppgifterna. Vi gör detta vid vår första kontakt med dig.
Support Group Network-SGN kommer att registrera personuppgifter i samband med dessa evenemang:
a) När du registrerar dig som medlem.
b) När du registrerar dig som donator.
c) När du registrerar dig för eller beställer en tjänst som erbjuds via våra olika kanaler.
d) När du anger din e-postadress eller ditt mobilnummer på vår webbplats.
e) När du gör en donation via vår webbplats, SMS, Swish eller någon annan kanal eller app.
f) Om du anmäler dig till Support Group Network-SGN:s nyhetsbrev.
g) Om du skriver under en namninsamling eller annan insamling av namnunderskrifter.
h) Om du kontaktar oss via e-post, telefon, vår webbplats eller sociala medier.
i) När du besöker vår webbplats eller besöker oss via någon app, förutsatt att du accepterar våra cookies. Informationen som samlas in där kan i vissa fall vara personuppgifter; se mer under ”Om cookies”.
j) När du skriver under en deltagarlista för någon av våra aktiviteter.
k) Om du är kandidat eller vald tjänsteman i någon av våra föreningar.
l) För anställnings- eller praktikändamål.
Hur och varför vi använder den insamlade informationen
Support Group Network-SGN behandlar personuppgifter huvudsakligen för de ändamål som anges nedan, samt för eventuella ytterligare ändamål som anges vid tidpunkten för insamlingen av uppgifterna.
1) Administration – Detta inkluderar uppgifter som vi behöver behandla för att kunna bedriva vår verksamhet och som är uppenbart nödvändiga ur effektivitetssynpunkt och/eller av tekniska skäl. Det innebär att vi kommer att använda dina personuppgifter i följande fall.
a) När du skickar e-post till någon av våra anställda eller en av våra officiella adresser används dina uppgifter för att upprätthålla kontakten med dig. Detsamma gäller när vi skickar e-post till dig.
b) När du ringer någon av våra anställda eller vår växel används dina uppgifter för att upprätthålla kontakten med dig.
c) När du deltar i våra aktiviteter kan dina uppgifter användas för att utföra aktiviteten, till exempel för att göra en beställning eller uppfylla redovisningskrav.
d) Om du är i kontakt med oss i din yrkesroll eller på annat sätt blir involverad i vår verksamhet kan dina uppgifter finnas i mötesprotokoll, PM, som referenser på fakturor eller liknande.
e) Om du söker jobb hos oss behandlar vi dina uppgifter för att bedöma om du är den
kandidat vi vill anställa och för att komma i kontakt med dig.
f) När du anställs som medarbetare kommer dina uppgifter att användas för personaladministration, löneadministration och för att säkerställa din fysiska säkerhet, men även för att uppfylla våra egna IT- och informationssäkerhetskrav.
g) I vår ekonomiska förvaltning och kontroll förekommer personuppgifter på fakturor, verifikat, avstämningsdokument, utredningar och annan dokumentation, samt i kommunikationen med berörda parter.
h) I vår operativa styrning finns personuppgifter i våra interna rapporteringssystem samt i rapporter och presentationer.
2) Marknadsföring och informationskommunikation
a) Information om gåvor, medlemskap, beställning av tjänster, visat stöd för vår verksamhet etc. lagras och analyseras och används för att ge dig erbjudanden (såsom olika sätt att engagera dig och visa ditt stöd) samt allmän och riktad marknadsföring.
b) För att hantera givarprofiler och för att genomföra analyser och marknadsundersökningar.
c) För systemadministration och för att utveckla statistiska data om våra användares beteende och mönster; uppgifterna aggregeras och avpersonifieras så att du som individ inte identifieras.
d) För att utveckla, leverera och förbättra våra produkter och tjänster, inklusive de olika sätt och kanaler du kan använda för att stödja vårt arbete och få information om vad vi har uppnått. Vi gör detta genom att analysera ditt beteende på vår webbplats, i våra sociala medier och i andra kanaler inklusive appar.
e) Personuppgifter används även i analyser för individuell segmentering/profilering i syfte att utveckla riktade erbjudanden och tjänster.
f) För att skicka information och kampanjer till dig via e-post, appar, push-notiser eller andra digitala kommunikationskanaler eller via vanlig post eller telefon när du har en aktiv relation med oss.
g) För att kontakta dig via e-post, app, telefon eller vanlig post om andra erbjudanden, kampanjer eller tjänster som vi tror kan vara av intresse för dig. Observera att du när som helst kan välja bort denna marknadsföring.
h) För att ge dig relevanta rekommendationer, erbjudanden och anpassade tjänster baserat på vad andra med liknande beteendemönster har visat intresse för, vilken typ av tjänster du har valt och vad du har tittat på och visat intresse för.
i) För att förbättra din användarupplevelse av vår webbplats, appar, plattformar etc. genom att anpassa innehållet som visas för den enhet du använder och samtidigt göra det mer användbart.
j) För att skicka viktiga meddelanden som kommunicerar ändringar i våra villkor och policyer.
3) Donatortjänster och medlemstjänster
a) Att ta emot och registrera donationer och medlemskap.
b) För att fullgöra beställningar av tjänster via någon av Support Group Network-SGN:s kanaler.
c) För att möjliggöra en hög servicenivå, såsom att hantera dina förfrågningar, korrigera felaktiga uppgifter eller skicka information som du har begärt, såsom nyhetsbrev.
Information som vi kan komma att lämna ut
Vi kan komma att dela information med företag som behandlar data för vår räkning så att vi kan ge dig god service och utveckla vår verksamhet på ett kostnadseffektivt sätt som uppnår största möjliga nytta för dig. Detta kan innebära distribution, analys, betaltjänster eller att organisera evenemang och erbjuda andra tjänster. När du blir medlem i Support Group Network-SGN kommer du automatiskt att kopplas till en lokal förening, och dina personuppgifter kommer att lämnas ut till denna part. När vi behandlar personuppgifter gör vi det alltid med hög säkerhet och sekretess. Support Group Network-SGN samarbetar endast med partners som behandlar personuppgifter inom EU/EES eller med företag som upprätthåller samma skyddsnivå som inom EU/EES, till exempel genom att ansluta sig till Privacy Shield-ramverket mellan EU och USA.
Om cookies
När du använder vår webbplats och våra appar samlas data in med hjälp av cookies. Detta görs dock först efter att vi har fått ditt godkännande separat. Information om din användning och de sidor du besöker lagras sedan. Denna information kan inkludera teknisk information om din enhet och internetanslutning, t.ex.
operativsystem, webbläsarversion, IP-adress, cookies och unik identifierare. När du besöker vår webbplats där våra tjänster tillhandahålls kan olika tekniker användas för att identifiera dig så att vi kan lära oss mer om våra användare. Detta kan göras direkt eller genom användning av tredjepartsteknik. Om du gör det
inte accepterar cookies, kan det innebära att vi inte kan tillhandahålla vissa tjänster. Relationen mellan Riksförbundet och de lokala föreningarna
Vi är ett stödgruppsnätverk – SGN, men det finns en ansvarsfördelning mellan vår nationella förening (SGN) och våra lokala stödgruppsföreningar. Du kan alltid kontakta oss på stödgruppsnätverket – SGN på adressen på sista sidan i denna policy, oavsett var i organisationen dina uppgifter behandlas. Du kan också hänvisa dig direkt till relevant lokal stödgrupp. Riksföreningen (SGN) hanterar det centrala medlems- och givarregistret. Varje lokalt stöd
Gruppen har endast tillgång till medlemsregistret som innehåller dess egna medlemmar. Landsföreningen (SGN) förser alla lokala stödgrupper med tekniska och organisatoriska lösningar, såsom för e-post- och dokumenthantering. Den tillhandahåller även policyer och rutiner.
avseende deras praktiska tillämpning. Varje lokal stödgrupp är självständigt ansvarig, och agerar därför som personuppgiftsansvarig, för
personuppgifter som behandlas i dess egen lokala stödgrupp. Information överförs mellan Riksförbundet (SGN), lokala stödgrupper och vice versa.
Rättslig grund, lagring och radering av personuppgifter
När du lämnar personuppgifter till oss ger du Support Group Network-SGN ditt samtycke att registrera och lagra information om varför du lämnade dem (till exempel för att bli medlem eller donator, eller för att beställa material) och att behandla de lämnade personuppgifterna för angivna ändamål. Det bör finnas en rättslig grund för all behandling. I detta avseende använder vi följande:
1) Uppfyllande av avtal – Till exempel de faktiska kraven för att bli donator eller medlem eller för att göra ett köp.
2) Rättslig förpliktelse – Till exempel är vi skyldiga att lämna ut dina uppgifter till Skatteverket eller för att hantera våra egna konton.
3) Berättigat intresse – När det anses acceptabelt att använda dina uppgifter i vårt uppdrag att hjälpa invandrare att integreras i samhället på enklast möjliga sätt och när våra intressen därför kan anses väga tyngre än dina intressen.
4) Samtycke – När du uttryckligen anger att vi får behandla dina uppgifter och att du förstår vad det innebär. Så här är våra mål kopplade till varje rättslig grund:
1) Tjänster för givare och medlemmar - Fullgörande av avtal och berättigat intresse
2) Marknadsföring och kommunikation - Berättigat intresse av information
3) Administration - Berättigat intresse, rättslig förpliktelse, fullgörande av avtal och samtycke
4) Vår vårdverksamhet - Samtycke, rättslig skyldighet, berättigat intresse
5) Anmälningar om oro - Utföra en uppgift i allmänintresset
Om vi använder berättigat intresse som grund kommer det endast att ske för de ändamål som anges ovan. Observera att du när som helst kan återkalla ditt givna samtycke genom att kontakta oss. Se ”Hur du kontaktar oss” nedan. Databehandling sker i enlighet med gällande lagstiftning, och personuppgifter sparas därför inte för behandlingsändamål längre än nödvändigt. Vi har interna rutiner för att säkerställa detta. Support Group Network-SGN kommer att lagra dina personuppgifter så länge du har en relation med oss, till exempel om du är medlem eller givare, och under en tid därefter beroende på ändamålet. Information som är äldre än tre år kommer inte att användas för marknadsföringsändamål. Det innebär att uppgifterna raderas när de inte längre är relevanta eller nödvändiga för de analys- eller direktmarknadsföringsändamål för vilka de samlades in. Viss information kan sparas längre om det krävs av
annan lagstiftning, såsom bokföringslagen. Men när vi behandlar personuppgifter gör vi det alltid med hög säkerhet och sekretess.
Dina rättigheter och val
Du har rättigheter gällande dina personuppgifter och du kan påverka vilken information som lagras. Support Group Network-SGN kommer på eget initiativ eller på din begäran att korrigera information som visar sig vara felaktig. Du kan när som helst begära att din information raderas eller att dess användning begränsas av
kontakta oss (se ”Hur du kontaktar oss” nedan). Om du anser att dina rättigheter inte respekteras av oss är du välkommen att kontakta Support Group Network-SGN eller Dataskyddsmyndigheten
(www.datainspektionen.se).
